Kumpulan Makalah

Sistem kronologis

Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang didasarkan urutan waktu diterima atau waktu dikirim ke luar. Penyimpanan arsip dengan sistem ini biasanya mempergunakan ordner atau map gantung (penyimpanan dalam filing cabinet) untuk menyimpannya. Hubungan penyimpanan ini erat sekali dengan buku agenda, karena susunannya yang berdasarkan kronologis. Tetapi proses pencarian arsip melalui buku agenda memerlukan waktu yang lama, karena petugas arsip tidak mungkin ingat kapan arsip itu diterima atau dikirim.

Dalam mempercepat penemuan arsip, maka ditemukanlah jalan keluar lain yaitu dengan menggunakan kartu kendali. Cara pencatatan pada buku secara kronologis ini merupakan salah satu kelemahan penting dalam pelaksanaan sistem administrasi di Indonesia. Penyimpanan arsip inaktif pada sentral arsip kebanyakan menggunakan sistem kronologis.

Sistem kronologis ini sering digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif. Arsip-arsip inaktif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem kronologis, karena :

·           Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang cepat masih dapat ditawar

·           Jumlah arsip yang sangat banyak, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan sistem yang mudah

·           Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem kronologis lebih sederhana dan menampung kapasitas yang banyak.

Arsip pada file inaktif biasanya dikelompokkan menurut jenisnya, contohnya kuitansi, cek, dan sebagainya. Kemudian arsip sejenis dari bulan yang sama dimasukan dalam ordner atau di batasi dengan guide (di antara guide-guide terdapat folder yang tersusun sesuai tanggalnya). Setelah itu, barulah disimpan di lemari arsip atau dalam filing cabinet menurut kelompok tahun yang sama.

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:

1. Filing Cabinet

Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

2. Guide

Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun.

3. Map/folder

Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

4. Kotak Sortir

Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip)
Disiapkan sesuai kebutuhan

5. Kartu Indeks

Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip). Disiapkan bila diperlukan

6. Buku Arsip

Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:

1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
• Kode laci diambil dari tahun
• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal

2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
• Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
  Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
  
• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.